La maggior parte delle persone è convinta che gli ingegneri sono persona dotate esclusivamente di capacità tecniche: in realtà questa non è una verità assoluta.
Molti ingegneri infatti sono anche degli ottimi “scrittori” di documentazione tecnica.
Perciò se stai pensando di rivedere la documentazione tecnica della tua azienda e non sei completamente convinto di affidare la redazione dei testi ai tuoi ingegneri, ti invito a leggere questo articolo.
Di seguito ti spiego in che modo un ingegnere può contribuire a migliorare la tua documentazione tecnica.
Timage realizza da più di vent’anni documentazione tecnica aziendale utilizzando tecnologie all’avanguardia.
Quali sono le capacità richieste per occuparsi di documentazione tecnica?
La scrittura tecnica richiede due principali competenze chiave: l’abilità di comprendere il linguaggio tecnico e la capacità di esprimere i concetti in modo chiaro, conciso e coerente.
La scrittura tecnica, come qualsiasi altro tipo di scrittura, non arriva in modo naturale: alcune persone sono più portate di altre nella scrittura, ma solitamente tutte le capacità e le competenze in loro possesso sono il frutto dell’esperienza.
Gli ingegneri hanno sicuramente “una marcia in più” nell’occuparsi di documentazione tecnica, e questo dipende anche dalla loro formazione: sono fortemente orientati alla cura dei dettagli, non hanno paura di affrontare argomenti che presentano una complessità tecnica differente e voglio sempre sapere il perché di ogni cosa.
La scrittura modulare
Fin dalla rivoluzione industriale le industrie hanno sempre cercato di ottenere il massimo risultato investendo poco: questo per gli ingegneri vuol dire produrre documenti tecnici con un budget ridotto.
Tuttavia in questi ultimi anni la documentazione tecnica è aumentata notevolmente.
Una soluzione per affrontare questa situazione è rappresentata dalla scrittura modulare, ovvero evitare di affidare al singolo la scrittura dei documenti tecnici necessari.
Molte aziende hanno scelto di offrire ai propri consumatori documenti tecnici informativi creati da team: questi moduli, ognuno dei quali si occupa di un singolo argomento, vengono poi riutilizzati per creare una gamma molto ampia di documenti aziendali.
In questo modo i costi per realizzare una documentazione tecnica di qualità per le imprese si riducono notevolmente.
Qualche volta gli ingegneri cercano di evitare la scrittura tecnica utilizzando presentazioni Power Point, sovraccaricando gli utenti di dati invece che spiegare le cose con un linguaggio chiaro e conciso.
Il segreto è usare “la semplicità nella complessità”
Gli ingegneri trovano spesso molte difficoltà nel comunicare le loro conoscenze tecniche ad altre persone che non hanno il loro background di studi.
Per esempio quando devono scrivere rapporti tecnici per i propri manager, realizzano testi talmente complicati che i loro superiori non riescono a comprenderli mai fino in fondo.
Il problema principale che gli ingegneri incontrano è rappresentato dal fatto che non riescono ad associare al concetto di complessità quello di semplicità: insomma presentare un sistema oppure un processo da loro sfruttato in modo semplice al fine che tutti possano capire è impossibile.
In realtà non è vero, anche a questo problema c’è una soluzione: la scrittura tecnica non riguarda solo abilità linguistiche, per questo ti invito a formare i tuoi ingegneri con webinar o seminari tenuti da esperti di documentazione tecnica.
Un webinar ha l’indubbio vantaggio di essere poco costoso e conveniente, dal momento che una squadra di ingegneri può partecipare nello stesso momento ad una classe online di novanta minuti.
Questi webinar prevedono non solo contenuti teorici, ma anche pratici: è possibile eseguire esercizi di scrittura, fare domande ed intervenire durante la lezione.
Non sottovalutare mai questo aspetto, dal momento che la comunicazione tecnica è fondamentale per permettere a tutti i professionisti tecnici di migliorarsi e rivestire col tempo ruoli sempre più importanti.
La padronanza dei contenuti è fondamentale, ma ancora più importante saper comunicare tutti i documenti e le presentazioni tecniche a diversi tipi di pubblico: questa è un’abilità che l’azienda può sfruttare anche da un punto di vista commerciale per garantire coerenza ed uniformità a tutta la comunicazione aziendale, non solo a quella relativa alla documentazione tecnica.