La fatturazione elettronica ha cambiato il modo di operare per quasi tutte le partite IVA, eccenzion fatta per quei soggetti che ne sono esonerati perchè aderiscono al regime dei minimi o al forfettario. Per loro la possibilità di utilizzare in maniera completamente volontaria la fattura elettronica.
Ma come funziona questa nuova modalità? in cosa consiste e soprattutto cosa succede per quel che riguarda la fattura elettronica tra privati?
Molte le domande che chiunque ha o sta per aprire la partita Iva si pone ogni giorno. Questo perché nonostante la fatturazione elettronica sia entrata in vigore da ormai 3 anni, restano ancora diversi i dubbi per una popolazione abituata al cartaceo. Ma anche se è visto come un mezzo per lo stato di contrastare l’evasione fiscale, questa introduzione può in poche mosse facilitare il lavoro della maggior parte delle aziende.
Ciò che è sicuro è che la fatturazione elettronica rientra in un piano più ampio di dematerializzazione del lavoro e dei documenti.
Cos’è la fatturazione elettronica
Le fatture emesse dal 1 gennaio 2019 devo obbligatoriamente essere in formato elettronico, sia che riguardino la cessione di beni o la prestazione di servizi. Questo vale per o soggetti possessori di IVA e sottoposti a tassazione che sono residenti in Italia, non è lo stesso per chi invece ha sede dell’attività all’estero.
In realtà la fatturazione elettronica fa parte del sistema italiano già dal 2008, ma fino ad oggi erano obbligatorie solo quelle redatte nei confronti della Pubblica amministrazione, mentre oggi, che la e-fattura è valida tra B2B e B2C, ci si chiede come funziona la fattura elettronica utilizzando uno specifico software.
La fattura elettronica è un documento in formato XML che deve essere redatto da un PC, uno smartphone o un tablet, ma può essere letto solo grazie a software appositi. La fattura elettronica viene inviata al Sistema di Interscambio che provvede a controllarne l’esattezza e ad inviare una copia all’Agenzia delle Entrate e al destinatario grazie all’indirizzo PEC o al codice univoco.
La guida dell’Agenzia delle Entrate
Le linee guida dell’Agenzia delle Entrate permettono di redigere nella maniera giusta la fattura. La guida specifica che la fattura elettronica deve essere redatta sia se la transazione viene fatta tra due operatori IVA, sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore IVA e un consumatore finale.
Inoltre la guida dell’Agenzia delle Entrate conferma il ruolo del Sistema di Interscambio, che altro non è se non il postino della fatturazione elettronica, ma che prima non si esime dal controllare che la fattura contenga:
- le ragioni sociali dei soggetti coinvolti;
- le partite IVA che devono essere esatte ed esistenti;
- indirizzo della sede di chi emette fattura e di chi la riceve;
- gli importi;
- eventuale IVA o ritenuta d’acconto;
- data della fattura.
Solo dopo aver ultimato i controlli la fattura arriva al destinatario, entro e non oltre 5 giorni dalla sua emissione ed invio.
I soggetti coinvolti
In linea generale è possibile affermare che la fatturazione elettronica si applica a tutti i soggetti IVA, anche se, come accennato in precedenza sono state previste delle eccezioni. Sono esonerati dall’emissione di fattura elettronica gli operatori che rientrano nei regimi di vantaggio e quelli che decidono di aderire al forfettario e la cui mole di affari è molto limitata.
A tali categorie è possibile aggiungere i piccoli produttori agricoli, che erano esonerati dall’emissione di fattura anche in passato.
Ma nonostante l’esonero, i soggetti citati, in particolar modo quelli che aderiscono al regime forfettario, possono decidere di utilizzare la fatturazione elettronica, giovando così di alcuni benefici come la riduzione da 5 a 4 dei tempi per i controlli.
Inoltre, in un’economia che prevede la fatturazione elettronica, questa diventa quasi una scelta per tutti, considerando che si può, nella propria attività, approcciarsi ad altri soggetti che sono obbligati ad utilizzarla.
Fattura elettronica tra privati
Per consentire l’utilizzo della fatturazione elettronica e lo scambio dei file, l’Agenzia delle Entrate ha deciso di mettere a disposizione dei cittadini il Sistema di Interscambio, di cui ti abbiamo in precedenza parlato definendolo il vero postino di questa nuova modalità di redigere le fatture.
Per quel che riguarda la fattura elettronica tra privati, non cambia nulla se confrontata a quella che sono tenuti ad utilizzare tutti i soggetti possessori di IVA.
La fatturazione elettronica punta infatti ad uniformare il lavoro, prima che a contrastare l’evasione fiscale e a procedere con un controllo serrato sui contribuenti.
Invio e tempistiche
Quindi una volta compilata utilizzando o i software a pagamento o quelli messi a disposizione in maniera gratuita anche dall’Agenzia delle Entrate, la fattura deve essere inviata al ricevente sempre grazie al Sistema di interscambio.
Nell’emissione e nell’invio della fattura è essenziale che vengano rispettate delle tempistiche altrimenti chi era tenuto ad emetterla, può andare incontro a delle sanzioni a dir poco salate che vanno dal 90% al 180% dell’importo imponibile.
In genere il tempo massimo per l’emissione e l’invio della fattura è di 12 giorni dopo la vendita del bene o l’erogazione del servizio. Ma occorre distinguere tra la fattura immediata e quella differita.
Fattura immediata
La fattura immediata si riferisce a uno scambio che si conclude con la consegna del bene e il pagamento del corrispettivo in denaro, oppure con l’esecuzione istantanea di un servizio.
In questo caso la fattura deve essere emessa entro le 24 ore successive alla conclusione dello scambio, o al massimo entro i 12 giorni successivi, esattamento come dice la legge che governa la fatturazione elettronica.
Fattura differita
Si ha fattura differita quando nell’arco del mese, uno stesso cliente fa diversi acquisti di bene o si serve di uno stesso servizio ripetutamente. In questo caso è possibile emettere un’unica fattura a fine mese che deve essere redatta ed inviata entro e non oltre il quindicesimo giorno del mese successivo a quello dello scambio avvenuto.
Si tratta di una possibilità offerta a quelle ditte che hanno una serie di clienti fidelizzati e per loro utilizzano un’organizzazione differente.
Anche nel caso della fattura differita le modalità di invio e di controllo del sistema di interscambio sono le stesse di quella immediata.