Le associazioni no profit, sportive o operanti nel terzo settore, devono obbligatoriamente seguire una specifica normativa fiscale indispensabile per verificare che si operi nel corretto quadro normativo e non si ottengano profitti personali, proprio come previsto per queste realtà.
La gestione della contabilità non è certamente semplice da seguire, specie se non si utilizzano strumenti moderni in grado di facilitare le operazioni e aiutare nella compilazione dei libri contabili, il bilancio e gli adempimenti ai relativi obblighi fiscali previsti in materia.
Vediamo, nel dettaglio, in questa guida quali sono gli adempimenti contabili per le associazioni e in che modo gestirli al meglio attraverso il giusto software gestionale per le associazioni.
Gli obblighi fiscali e contabili delle associazioni
La contabilità per le associazioni riguarda la registrazione delle entrate e delle spese, oltre che la predisposizione del corretto bilancio annuale.
La corretta tenuta contabile è essenziale per la gestione di ogni tipologia di associazione. Tutti i movimenti economici devono essere tracciati da parte del presidente e degli amministratori e i soci devono avere la possibilità di controllare l’andamento dell’attività in modo costante e ogni volta che lo desiderano.
Il mancato rispetto degli adempimenti contabili porta a sanzioni e perdita delle agevolazioni fiscali che sono dedicate al mondo associativo e no profit.
Le regole, dunque, sono uguali per tutte le tipologie di associazioni dal punto di vista contabile, quali:
- Associazioni sportive dilettantistiche
- Culturali
- Per la promozione sociale
- Volontariato
L’unica eccezione è prevista per le ONLUS che, invece, sono sottoposte ad alcuni regolamenti peculiari in campo contabile. Infatti, questo tipo di associazione non è più ricompresa con le altre dopo l’entrata in vigore dell’attuale riforma del terzo settore.
Documenti obbligatori e contabili perché gestirli con un software?
Come accennato, la tenuta dei documenti contabili è a carico di coloro che sono responsabili della gestione dell’ente e della sua attività.
I documenti, prodotti ad esempio mediante gestionale per la contabilità delle associazioni, devono essere sempre aggiornati e disponibili presso la sede sociale, e magari visibili anche su cloud a tutti i soci, come ad esempio possibile con il software https://www.asso360.it/.
I software moderni, infatti, non solo sono organizzati al fine di garantire all’associazione l’adempimento di tutte le regole normative previste in Italia ma presentano anche funzioni interessanti di condivisione e di trasparenza dei dati con tutti i soci, rispettando naturalmente tutte le regole in materia di privacy e GDPR richieste.
La gestione attraverso l’uso di software, dunque, permette di ottenere uno strumento utile al fine di effettuare non solo in modo più semplice la contabilità obbligatoria, ma anche tutte le attività operative tipiche delle associazioni.
Differenze tra associazioni con Partita IVA e istituzionali
I documenti e adempimenti fiscali previsti per le associazioni richiedono una differenziazione solo a seconda che questa presenti o meno una partita IVA e quindi svolga o meno l’attività commerciale.
Le associazioni con partita IVA che generano ricavi per la vendita di beni o servizi al pubblico esterno, non soci, come ad esempio la somministrazione di bevande o alimenti ecc…richiede la tenuta contabile dei Libri IVA e anche la tassazione dei ricavi provenienti dal commercio rispetto a quelli che avvengono istituzionalmente dalla propria rete associativa o raccolta fondi, o abbonamenti mensili dei soci ecc…
Le associazioni che svolgono attività commerciale devono tenere due tipologie di contabilità dunque, e nello specifico tra gli adempimenti ci sono:
- Tenuta dei registri IVA e beni ammortizzabili
- Libro giornale per entrate e uscite
- Registro dell’inventario
- Registri dei beni ammortizzabili
- Contabilità dei pagamenti a seconda della tassazione in base all’associazione e attività commerciale svolta
I ricavi istituzionali, infatti, vanno distinti da quelli generati dall’eventuale attività commerciale dell’associazione. Tra i ricavi istituzionali sono compresi: quote annuali, mensili, trimestrali degli associati, contributi versati per la partecipazione ad eventi culturali e corsi, ecc…
Per quanto riguarda le associazioni che realizzano solo entrate di tipo istituzionale a livello contabile sono obbligate esclusivamente a tenere due documenti:
Il libro giornale per l’annotazione delle entrate, spese dell’associazione in ordine cronologico,
Il registro dell’inventario: qui vengono indicati e descritti beni mobili e immobili che sono eventualmente acquistati dall’associazione
Inoltre, viene consigliato di avere sempre copia dei contratti stipulati da parte dell’organizzazione e documenti di spesa. Si pensi ai contratti per la locazione, sede sociale e fatture (qui un articolo di approfondimento sulla fatturazione elettronica delle associazioni) che vengono pagate ai fornitori.
Redazione del bilancio annuale
Per tutte le associazioni, che abbiano o meno un’attività commerciale collegata, è necessaria la redazione del bilancio annuale. Il bilancio annuale viene redatto attraverso la consultazione e verifica corretta dei documenti visti sopra che devono essere aggiornati man mano.
Il bilancio deve essere approvato da parte dell’assemblea entro e non oltre i 4 mesi dalla chiusura di esercizio precedente che coincide in genere con il 31 dicembre. Se il bilancio è in attivo, l’utile dev’essere riportato in quanto valore positivo nell’anno successivo. A differenza delle società, gli enti no profit non possono procedere alla distribuzione degli utili ai loro associati.
Ma l’importo in attivo dell’associazione va reinvestito per essa, ad esempio attraverso l’acquisto di beni che servono alla sua missione, organizzazione di eventi, ecc.